オフィスのビジネスホン(ビジネスフォン)を便利に活用するためには、さまざまな機能を活用することです。ビジネスホンをうまく活用するためには、機能を手順に従って設定することが必要です。

ビジネスホンの最も基本的な機能として、電話帳機能があります。家庭用電話機やスマートフォンなどのようにビジネスホンにも電話帳が存在します。

この記事では、ビジネスホンの電話帳の設定方法について解説いたします。

▶目次

1、ビジネスフォン子機個別の電話帳

電話帳設定方法

ビジネスホン子機の個別電話帳の設定方法について解説します。
この記事では、日立のビジネスフォン機種S-integralでの設定方法について解説します。

ビジネスホン子機個別電話帳

ビジネスホン子機の個別電話帳は、電話機本体に登録する電話帳のことです。

それぞれ、個別の電話機を使用して登録します。イメージとしては、家庭用電話機の電話帳登録と同様なのでイメージしやすいかと思います。

個別電話帳に登録した電話著データは、そのビジネスホン本体でのみデータを呼び出したり編集したりすることができます。個別電話帳の登録件数はそれほど多くなく、数百件以下の場合が大半です。

個別電話帳の設定方法

個別電話帳の電話番号の設定方法は、ビジネスフォンの機種によって異なりますが、それぞれ個別の電話機からファンクションキーを押すと設定画面があります。

詳細は、ビジネスホンの説明書、メーカーホームページで確認してください。どうしてもわからない場合には、ビジネスホン販売・設定業者に問い合わせるのも良いでしょう。

2、共通電話帳の設定

個別の電話帳の他に、ビジネスフォンには共通電話帳を設定することもできます。共通電話帳を使いこなすことが、ビジネスホンを便利に使いこなせることといえるかもしれません。

共通電話帳(システム電話帳)

電話帳設定方法

共通電話帳(システム電話帳)は、オフィスで共通してデータを呼び出したり、電話帳を利用して発信したりできる電話帳のことをいいます。

各ビジネスホン子機だけではなく、内線化したスマートフォンや複合機などの機器と連携させることもできます。電話帳データはビジネスフォン主装置に保存され、設定はビジネスホンもしくは機種によってはPCから行うことができます。数千件以上の大量の電話帳データを保存することができます。

共通電話帳の設定方法

共通電話帳の設定も機種ごとに異なります。
ここでは、日立のS-integralでの設定方法について解説します。

  1. メニューから「登録先電話帳種別」を選択し、「2電話帳管理」→「1電話帳登録」の順に選択します
  2. 「登録先電話帳種別」画面に進むので、「1全グループ」もしくは「2グループ毎」を選択します
  3. 短縮番号を設定し、名前、ヨミガナ、電話番号を登録し、設定を完了します

※全グループの場合は、オフィス全体で電話番号を共有、グループ毎の場合には部署ごとで番号を共有できます。

パソコンを使用した設定方法や、モバイルとの連携方法については、説明書を確認するか、電話販売業者に確認されると確実かと思います。(ただし、利用可能か否かは機種やサービスの契約内容によります)

3、まとめ

この記事では、ビジネスフォン(ビジネスホン)の電話帳登録の設定方法について紹介しました。

ビジネスホンの電話帳には、個別と共有のものがあり、共有の電話帳をうまく活用すると業務効率や確実性を向上させられるので非常に便利です。機種やサービスによってはモバイルとの連携も可能なので、外出先からでも取引先や顧客の電話帳データを呼び出すことができます。

設定方法は、メーカー、機種によって異なりますが、どの機種も登録方法はシンプルです。説明書で確認をするか、電話販売業者の担当に確認をしてください。

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