ビジネスフォン(ビジネスホン)のモニターディスプレイで時間を確認されている方も少なくないことと思います。ビジネスフォンのモニターは目につきやすい位置にあるので、正確な時間を確認できるととても便利です。

さらに、最近のビジネスフォンでは、留守番電話の時間帯指定応答やチャイム機能など、時計と連動させた機能を活用することもできます。

今回の記事では、ビジネスフォンの時計の設定と時計を応用した機能について案内します。

▶目次

1、ビジネスフォンの時計の設定について

時間設定と活用術

ビジネスホン(ビジネスフォン)の時計の設定について解説します。

ビジネスフォンの時間(手動)

ビジネスフォン子機のモニターにはそれぞれ、時間が表示されます。
ビジネスフォンの子機に時間を設定するには、「システム管理者」に設定されている特定のビジネスフォン子機を使用します。

管理者の電話機のメニューの中に、日付設定/時刻設定の項目がありますので、手順に沿って進めていけば問題ありません。機種ごとで、設定方法は少しずつ異なりますが、複雑な設定ではありませ案の出、システム管理者の機器がどのビジネスフォンにあたるかということだけ把握されていれば、簡単な設定かと思います。

システム管理者のビジネスフォン子機がどの子機にあたるか把握できていない場合には、手間ですが一つひとつ電話機のメニュー画面を開いていくのが確実です。

システム管理者で時刻を設定すると、オフィス内のすべてのビジネスフォンに自動的に設定した時刻が表示されます。

SNTPサーバを利用して時刻を自動設定する

SNTPサーバとはネットワーク上のビジネスフォン子機とサーバの時刻を自動的に同期させる機能のことです。

機種によっては、SNTPの動機機能を使用することにより、時間のずれを防ぐことができます。メニュー上で、管理者のビジネスフォンに問い合わせ時間をあらかじめ設定っしておくと、設定した時間にサーバーに時刻情報を取得しにいきます。

2、ビジネスフォンの時間に関する機能

時間設定と活用術

ビジネスフォンの時間に関する機能を紹介します。

チャイム機能

指定した時間に、目覚まし時計のようにアラームを鳴らしてくれるのがチャイム機能です。
例えば、業者への連絡の締め切り時間が16時の場合、10分前の15時50分にチャイムを鳴らす設定をしておくことで、うっかりミスによる手配漏れを防ぐことができます。

また、機種にもよりますが休憩時間や終業時間などを曜日ごとに設定することも可能です。

また、ペーシング機能を使って、アラームをオフィス全館に鳴らすといった活用法も見られます。

システムカレンダー(留守番電話の時間帯指定応答)

日程も含めて設定をしておくことで、スケジュールに応じて昼間、夜間モードや営業時間内・外を切り替えたり、営業日・定休日を切り替えたりすることができます。

この機能が最も活かせるのが留守番電話の応答です。
「時間外」という単一のガイダンスではなくて、お昼休憩中、終業後、始業前などパターンに応じた音声ガイダンスを流すことによって、きめ細かな対応が可能です。

また、設定した時間によって自動録音機能のONとOFFを切り替えるなど、円滑な顧客対応を可能とする機能も付いています。

切り替えを主導ではなく、自動設定にしておくことで切り替えによるトラブルを防ぎ、顧客や取引先に迷惑をかけずに済みます。

モードの自動切換え

ビジネスフォンのモードの自動切換え機能も時計と連動させて行うことができます。

例えば、スタッフが不在になりがちなデスクのビジネスフォンに対して、営業時間内は対応部署の内線に転送設定を行い、時間外はオフィス外のコールセンターに転送するなどといった設定方法が可能です。

データ集計

どの電話番号に、どれだけの数の電話着信があり、どのビジネスフォン子機で対応したかが、エクセルなどの表で一覧確認することができます。

表として確認することによりスタッフの評価や繁忙期・閑散期の判断、スタッフの人員配備などの参考データとすることができます。

3、まとめ

この記事では、ビジネスフォン(ビジネスホン)の時間設定について解説しました。

ビジネスフォンで時間を設定することはモニターで時刻を確認出来て便利、というだけではなくて、チャイムやモードの切り替え、データ集計など、たくさんのメリットがあります。そのいずれもが、ビジネスの効率や成果に直結したものであり、設定することにより顧客や取引先の満足度を高められるものです。

設定については、どれも難しいものではありませんので、気軽に活用していきたい機能です。

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